Il portale extranet di DoliPlus è ora il luogo in cui i vostri clienti professionali ordinano:

• ognuno vede il proprio catalogo, ai prezzi che avete negoziato con lui;
• riordina in autonomia, la sera come nel fine settimana;
• segue i suoi ordini e ne vede lo stato reale;
• scarica i suoi documenti e salda le fatture online;
• voi ricevete ogni ordine come bozza: nulla prosegue senza il vostro accordo.

In altre parole, i vostri clienti si riforniscono da soli. Non serve quindi né allestire un negozio online né reinserire una sola riga.

DoliPlus è l’edizione cloud ampliata di Dolibarr. Tutto quanto segue gira perciò nello stesso ERP che il vostro team usa già.

Due modi di aprire il vostro portale extranet

Prima i vostri clienti consultano. Poi, quando lo decidete voi, ordinano.

• La vetrina: il cliente accede e vede il suo catalogo con i suoi prezzi. È compresa nel vostro abbonamento DoliPlus.
• La presa d’ordine: inserisce le quantità e invia l’ordine. È un’opzione, che il vostro referente DoliPlus attiva per voi.

Partire dalla vetrina resta il metodo giusto. Infatti pubblicate prima i vostri listini, verificate che cosa vede ciascun cliente e aprite l’ordine con serenità.

Inoltre potete richiudere la presa d’ordine in qualsiasi momento, durante un inventario o una revisione dei listini. Nel frattempo i vostri clienti continuano a consultare il loro catalogo.

Ognuno vede il proprio catalogo, ai propri prezzi

Un catalogo raccoglie gli articoli che volete mostrare, con il livello di listino che applica. Soprattutto, serve quanti clienti volete: non si crea mai un catalogo per cliente. Una volta rifornito, validatelo: è questa validazione che lo rende visibile ai vostri clienti.

Poi ogni cliente può uscire da quel listino comune. Basta assegnargli il suo livello di prezzo sulla sua scheda. Da quel momento mantiene la sua griglia negoziata mentre gli altri mantengono la loro.

La schermata vi mostra il prezzo applicato e la sua provenienza — dal cliente, oppure ereditato dal catalogo. Di conseguenza non c’è alcun dubbio su ciò che il vostro cliente vede.

Infine, un articolo che non avete quotato per lui compare come «Prezzo su richiesta». Vi chiama e ne parlate: nulla viene inventato al posto vostro. Il nostro capitolo sulla gestione dei listini illustra queste griglie multilivello.

Ordinare la sera, nel fine settimana, senza alzare il telefono

Il vostro cliente apre la sezione «Ordini» del suo spazio. Vi trova quattro cose, in quest’ordine: il suo catalogo, l’ordine in preparazione, i suoi ordini precedenti e le fatture da saldare.

In pratica inserisce una quantità, clicca «Aggiungi», ripete e invia l’ordine. Voi lo ricevete subito.

Dal canto suo legge un messaggio inequivocabile: l’ordine è registrato e il suo fornitore lo confermerà. Nulla gli lascia credere che sia già approvato.

Per le fatture, il pulsante di pagamento online compare ogni volta che quel mezzo di pagamento si applica. Il pagamento online delle fatture funziona esattamente come da un collegamento inviato per email.

Nulla prosegue senza il vostro accordo

È la domanda che tutti fanno per prima: «e se un cliente ordina qualcosa di assurdo?».

Un ordine inviato dal portale extranet non impegna quindi nulla. Arriva nella vostra lista abituale come bozza, con il nome del catalogo in nota. Di conseguenza lo controllate, lo correggete e lo approvate — oppure no. L’ordine cliente segue poi il suo ciclo normale.

Inoltre il fido del cliente viene verificato al momento dell’invio. Se ha raggiunto il suo limite, l’ordine viene comunque registrato e il cliente sa che lo confermerete voi. Decidete perciò voi stessi, mai un automatismo. Il capitolo sulla gestione dei fidi clienti spiega come fissare questi limiti.

Aprire l’accesso a un cliente con un solo invito

Sulla scheda del cliente, la scheda «Portale ordini» raccoglie tre impostazioni: il catalogo che vedrà, il suo livello di prezzo e il magazzino che lo serve.

Poi un pulsante invia l’invito. Il cliente riceve un’email con un collegamento firmato, lo apre e sceglie da sé la propria password.

Per questo nessuna password viaggia mai per email, e voi non ne inventate alcuna. Il collegamento scade dopo sette giorni, vale una volta sola, e un nuovo invito chiude automaticamente il precedente.

Consultare i documenti e saldare le fatture

Il portale non serve solo a ordinare. Alcuni prospetti di sintesi mostrano a ogni cliente l’essenziale di ciò che dovete comunicargli. Inoltre scarica da sé le proprie fatture.

Rispondere a ogni richiesta di documento impegna il vostro team. Questo spazio extranet rende i vostri clienti autonomi a qualsiasi ora.

Ci guadagnate su tre fronti:

• meno richieste: il cliente recupera le fatture da solo;
• un’immagine moderna: offrite un vero spazio cliente online;
• un accesso controllato: scegliete voi che cosa ogni cliente può vedere.

Il portale si sposa del resto con la firma elettronica: il vostro cliente firma il preventivo e poi riordina nello stesso posto.

Mettere in servizio il vostro portale extranet

L’avvio si riduce a pochi passaggi.

L’indirizzo di accesso

L’indirizzo cambia per i vostri clienti. Il vostro solito https://mia_sessione.doliplus.com/htdocs/ diventa https://mia_sessione.doliplus.com/acces/ per il portale.

I permessi

Impostate anzitutto i permessi degli utenti interni ed esterni. Poi, con i diritti di amministratore, aprite la nuova scheda sulla scheda del cliente: crea gli accessi e invia le credenziali al contatto interessato.

Attivate infine le pagine raggiungibili dal portale e impostate il piè di pagina e le altre opzioni. In multiazienda, ricordate di attivare il modulo anche sull’entità principale. Ognuna delle vostre società apre allora il portale ai propri clienti, con il proprio catalogo e i propri prezzi: un cliente seguito da due di esse trova le condizioni di quella che lo ha invitato.

Se un cliente non riesce a entrare

Dopo tre tentativi errati compare un controllo antirobot per un quarto d’ora. Non è quindi un guasto: deve attendere, oppure gli inviate un nuovo invito.

Se non vede la sezione «Ordini», verificate il suo diritto di accesso e il collegamento a un catalogo.

Che cosa il portale non fa

Meglio dirlo francamente, perché evita un equivoco costoso.

Il portale extranet non è un negozio online. Non c’è iscrizione libera, né visitatore anonimo, né pagamento in contanti all’ordine. Ogni cliente è una scheda del vostro archivio, con la sua griglia negoziata e il suo fido.

Vendere al grande pubblico è un altro mestiere, e DoliPlus lo copre altrove: il connettore PrestaShop collega il vostro negozio online allo stesso ERP, con gli stessi articoli e le stesse giacenze. I due convivono del resto benissimo — il negozio per il pubblico, il portale per i vostri clienti professionali e i loro prezzi negoziati.

Non approva nulla al posto vostro e non inventa alcun prezzo. Ciò che il cliente vede proviene dal vostro catalogo o dalla sua griglia, ricalcolato a ogni visualizzazione — mai congelato in una copia destinata a invecchiare in silenzio.

Infine, se il vostro mestiere richiede di più, il nostro supporto studia le vostre esigenze specifiche.

Per saperne di più

• Gestione dei listini: il prezzo giusto, in automatico — le griglie negoziate dei vostri clienti.
• Gestione dei fidi clienti — fissare il limite di ciascuno.
• Pagamento online delle fatture — i vostri clienti pagano dal portale.
• Connettore PrestaShop 9 — per vendere anche al grande pubblico, dallo stesso catalogo.
• Firma elettronica: il preventivo firmato diventa un ordine.